Erreichbarkeit der Führungsperson – kein Ende absehbar?

Geschrieben von PRONOVUS am in Blog

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Eine gute Führungsperson sollte mindestens so viel Engagement in qualitativer wie auch quantitativer Hinsicht im Arbeitsalltag zeigen wie ihre Mitarbeiter – gerne darf es auch mehr sein. Mit dem Einzug und der Perfektionierung der digitalen Kommunikationsmittel ist diese Grenze deutlich verschoben und eine Entwicklung angestoßen worden, die anscheinend noch längst nicht ihr Ende erreicht hat. Aber wann ist hier eine Grenze erreicht?

Nach einer aktuellen Umfrage lesen 83% der Manager auch an Feiertagen wie Weihnachten, Silvester und Neujahr ihre beruflichen E-Mails, rund zwei Drittel bearbeiten diese sogar. Die Erreichbarkeit der Führungskräfte ist gestiegen. Und auch im Arbeitsalltag selbst scheint das Senden, Empfangen und Beantworten von E-Mails keine Grenzen hinsichtlich der Uhrzeiten zu kennen. Mails, die innerhalb der „normalen Arbeitszeit“ gesendet bzw. bearbeitet werden, sind zudem immer häufiger Nebenprodukte aus gleichzeitig stattfindenden Meetings oder Gesprächen.

 

Multitasking – eine Scheinlösung mit gefährlichen Folgen

Abgesehen davon wie lange eine Führungsperson die permanente Erreichbarkeit ohne Chance zum Abschalten auf Dauer aushält bis sich gravierende gesundheitliche Probleme einstellen, ist gerade Multitasking im Sinne „E-Mails nebenher bearbeiten“ eine große Gefahr. Zu viele Manager überschätzen ihre „Multitasking-Fähigkeit“ und unterschätzen die Konsequenzen dieses Handelns:

  1. Die E-Mail wird nur unvollständig gelesen und bearbeitet. Daraus resultieren Missverständnisse für den Empfänger.
  2. Im gleichzeitig stattfindenden Meeting wird eine sehr wichtige Aussage nicht erfasst mit den ebenfalls resultierenden Missverständnissen sowie Fehlentscheidungen und -leistungen.
  3. Die Wirkung auf die Gesprächspartner ist wegen der fehlenden Aufmerksamkeit nicht wertschätzend, da die Bearbeitung der E-Mails offensichtlich wichtiger und dringender ist.

Das hier beschriebene Phänomen der ständigen Erreichbarkeit und der damit verbundenen Reaktionsgeschwindigkeit hat in einigen Unternehmen auch die Mitarbeiterebene erreicht, insbesondere bei den Leistungsträgern.

Einige Unternehmen ergreifen mittlerweile Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter, wie das Nicht-Weiterleiten von E-Mails nach der Arbeitszeit, am Wochenende oder im Urlaub. Eine Studie der technischen Universität München in Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen Mercer zeigt, dass nur 3% der Befragten diese Maßnahmen aus dem eigenen Unternehmen kennen und in der Regel sind Führungspersonen von diesen Maßnahmen noch ausgenommen.

 

Erreichbarkeit: Führung ist gefordert – raus aus der „Opferrolle“

Jede Führungsperson sollte sich folgende Fragen stellen:

  1. Welche Wirkung erzeuge ich bei meinen Mitarbeitern, wenn ich E-Mails an Randzeiten, Sonn- und Feiertagen bearbeite?
  2. Was kann ich tun, damit ich mich in Gesprächen und Meetings voll auf das jeweilige Thema konzentrieren kann?
  3. Welche kulturellen Probleme (z. B. Absicherungsmentalität durch Nutzung des „cc“) bestimmen unsere „E-Mailkultur“?
  4. Welche Spielregeln im Umgang und im Verfassen von Mails möchte ich infolgedessen mit meinen Mitarbeitern besprechen?
  5. Was kann ich sonst noch tun, um insgesamt meine „E-Mailflut“ in den Griff zu bekommen?
  6. Was kann ich tun, damit meine Organisation auch eine Zeit lang ohne mich „laufen“ kann?

 

Mögliche Sofort-Maßnahmen

  1. Richten Sie E-Mail-Zeitblöcke pro Tag ein und schalten Sie akustische und optische Signale für eingehende E-Mails aus.
  2. Richten Sie Telefonzeiten ein, zu denen Sie erreichbar sind. Markieren Sie diese in Ihrem Kalender und informieren Sie Ihre Assistenz und Ihre Mitarbeiter.
  3. Reservieren Sie Blöcke für Arbeiten, die Ihre volle Konzentration benötigen. Kommunizieren Sie diese Zeiten Ihrer Assistenz und Ihren Mitarbeitern und lassen Sie sich nicht stören.
  4. Nehmen Sie sich Zeit für ein Coaching, um Ihr Zeitmanagement zu reflektieren und in den Griff zu bekommen.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Quelle: http://leadership-in-change.de/erreichbarkeit-der-fuehrungskraft-kein-ende-absehbar/

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